Ser obligado a pagar sanciones a las entidades de seguridad social y parafiscal, cancelar onerosas multas a la UGPP y a la DIAN, pagar salarios menores o mayores a lo devengado por los empleados y, sobre todo, causar inconformidad general en la empresa y perder la credibilidad, son tan sólo algunas de las consecuencias de gestionar una nómina de manera incorrecta.
Rubén Darío Cortés, Manager de la línea Business Services & Outsourcing de BDO en Colombia, asegura: “es muy usual que se cometan estos errores porque en ninguna empresa existen dos nóminas iguales. Las variables por cada persona son muchas, y factores como las condiciones contractuales, las prestaciones, las horas extras, las bonificaciones y las comisiones, entre los más importantes, hacen que sea imposible aplicar una misma fórmula para un grupo de empleados, por más homogéneo que este sea”.
Así mismo, los errores humanos son muy usuales en el personal junior que puede incurrir en los descuidos más comunes como novedades mal procesadas, errores en los cálculos de la seguridad social, de la retención en la fuente o de las prestaciones sociales, o por la inadecuada interpretación de la normatividad vigente.
Ahora, según Cortés, muchos errores se pueden evitar en la medida que existan estas cuatro principales previsiones:
1. Tener una clara definición de los conceptos de pagos y deducciones.
2. Asegurarse de contar con una adecuada parametrización del sistema en el cual se procesa la nómina.
3. Establecer puntos de control que mitiguen los aspectos generados de la liquidación de la nómina, seguridad social y prestaciones sociales.
4. Buscar una coherencia entre lo liquidado en la nómina y la forma como se está contabilizando.
Aunque los errores no deberían ocurrir, el experto de BDO en Colombia, afirma que el procedimiento para corregir una nómina mal hecha depende de su origen, “si fue por errores en la liquidación de las novedades se debe corregir y devolver o descontar los valores liquidados a los empleados. En caso de inconsistencia en temas de seguridad social, se debe verificar la naturaleza salarial o no salarial y realizar las correcciones a las planillas cargadas en el operador con los aportes correspondientes”.
“De igual manera, si el error se cometió en la retención en la fuente, se deben validar los cálculos efectuados y realizar los ajustes descontando y devolviendo los valores que correspondan a los empleados afectados. Por otra parte, en aras de hacer las correcciones del caso, se debe realizar un ajuste a la contabilidad, afectando de la misma forma los registros contables involucrados en el proceso de corrección”, afirma Cortés.
Finalmente, concluye el experto, que contando con un equipo bien entrenado y actualizado pueden evitarse estos inconvenientes, aunque la otra alternativa es el manejo externo de la nómina por medio de la tercerización del servicio, que tiene importantes ventajas como el uso de herramientas tecnológicas de última generación debidamente actualizadas, procedimientos documentados y puntos de control que mitigan los riesgos frente a posibles inconsistencias.
De igual manera, el manejo de la nómina desde fuera de la empresa asegura la confidencialidad de la información, puede generar informes gerenciales del comportamiento sobre el control de los gastos y costos laborales y, además, puede llevar una contabilización y conciliación mensual de las cuentas contables afectadas en cada periodo, sin olvidar que puede prestar asesoría legal en cuanto a la interpretación de las normatividad y posibles reformas en temas laborales, seguridad social y retención en la fuente.
